7 błędów przy wyborze biura powyżej 15. piętra

Wąskie gardło, czyli ile naprawdę czekasz na windę

Większość najemców patrzy na metraż i cenę, zapominając o najważniejszym urządzeniu w budynku: windzie. W wysokich biurowcach przy Rondzie Mogilskim czy w okolicach Zabłocia, czas oczekiwania w godzinach szczytu, czyli między 8:43 a 9:08, bywa absurdalny. Widzieliśmy przypadki, gdzie zespół liczący 14 osób tracił łącznie ponad 3 godziny tygodniowo tylko na stanie przed zamkniętymi drzwiami dźwigu. To realny koszt dla Twojej firmy, którego nie widać w tabelce z czynszem.

Zanim podpiszesz umowę, zrób prosty test. Odwiedź budynek w czwartek o 9:00 rano. Sprawdź, czy budynek posiada inteligentny system sterowania windami, który grupuje pasażerów jadących na konkretne piętra. W jednym z krakowskich wieżowców, gdzie przenosiliśmy klienta w marcu 2024 roku, zmiana systemu skróciła czas dotarcia do biura o 2.4 minuty. Może wydawać się to mało, ale przy 47 pracownikach to ogromna różnica w morale zespołu już na starcie dnia.

Warto też zapytać o windy towarowe. Jeśli planujesz dostawę nowych mebli dla 23 osób, a budynek ma tylko dwa dźwigi osobowe, administracja może kazać Ci wnosić biurka po schodach lub robić to w nocy za dodatkową opłatą. To są te małe koszty, które bolą najbardziej, gdy już się wprowadzisz.

Czas oczekiwania na windę to ukryty podatek od prestiżu, który płacisz każdego ranka.

Efekt akwarium – słońce i koszty chłodzenia

Piękne, w pełni przeszklone ściany na 19. piętrze wyglądają świetnie podczas prezentacji, ale w lipcu zamieniają biuro w szklarnię. W Mondiairelay-suivi mierzyliśmy temperaturę przy oknach w biurowcach o wystawie południowej. Bez odpowiednich powłok na szybach, temperatura przy biurku potrafi skoczyć do 29 stopni Celsjusza już o godzinie 11:00. Klimatyzacja oczywiście działa, ale szum nawiewów ustawionych na maksimum utrudnia rozmowy telefoniczne i skupienie.

Zapytaj zarządcę o współczynnik przepuszczalności energii słonecznej (g-value) dla szyb. Jeśli jest wyższy niż 0.32, przygotuj się na wysokie rachunki za prąd. W sierpniu 2023 roku jeden z naszych klientów zapłacił za samą energię do chłodzenia o 19% więcej niż zakładał w budżecie. Biuro musi zarabiać, a nie przepalać zyski na walkę z prawami fizyki.

Dobrą praktyką jest sprawdzenie, czy w budynku są zewnętrzne żaluzje lub specjalne systemy zaciemniające sterowane automatycznie. W nowoczesnych wieżowcach w Krakowie to standard, ale w starszych obiektach z lat 2012-2015 często ich brakuje. Stare mury, nowe zasady – jeśli nie masz kontroli nad światłem, Twoi graficy czy programiści nie będą widzieć nic na swoich monitorach przez połowę dnia.

Brak możliwości otwarcia okna – świeże powietrze pod kontrolą

To dla wielu osób największy szok po przeprowadzce z kamienicy do wieżowca. Na wysokich piętrach okna są zazwyczaj zablokowane ze względów bezpieczeństwa i naporu wiatru. Cała wymiana powietrza zależy od centrali wentylacyjnej. Jeśli system nie był czyszczony przez ostatnie 2 lata, Twój zespół zacznie skarżyć się na bóle głowy i suchość w gardle już po 3 godzinach pracy. Liczymy każdy metr, ale jakość tego powietrza jest ważniejsza niż metraż.

W lutym 2024 roku robiliśmy audyt w biurowcu przy ul. Pawiej. Okazało się, że wydajność wentylacji była ustawiona na 32% mocy, żeby oszczędzać energię. Po naszej interwencji i zmianie ustawień, liczba zwolnień lekarskich w firmie klienta spadła o 14% w ciągu jednego kwartału. To pokazuje, że technologia w wieżowcu musi być pod stałym nadzorem, bo nie możesz po prostu 'przewietrzyć pokoju'.

Sprawdź, czy budynek posiada certyfikat LEED lub BREEAM. To nie są tylko puste znaczki. One gwarantują, że ktoś faktycznie pilnuje filtrów i nawilżania powietrza. W biurach powyżej 15. piętra powietrze bywa bardzo suche, co przy pracy przed monitorem prowadzi do szybkiego zmęczenia oczu. My mówimy prosto z mostu: jeśli czujesz zapach 'starego kurzu' na prezentacji biura, uciekaj stamtąd.

Parking i logistyka dostaw kurierskich

Wysoki biurowiec to zazwyczaj duża liczba najemców i mała liczba miejsc parkingowych. Standard w Krakowie to jedno miejsce na około 87-105 metrów kwadratowych powierzchni. Jeśli wynajmujesz 200 metrów dla zespołu 22 osób, dostaniesz dwa, może trzy piloty do garażu. Co z resztą? Szukanie miejsca na Grzegórzkach czy w okolicach Dworca Głównego zajmuje średnio 14 minut każdego dnia. Twoi pracownicy będą spóźnieni i zirytowani jeszcze przed pierwszą kawą.

Innym problemem jest odbiór paczek. Kurierzy nienawidzą wieżowców. Zanim zaparkuje, wejdzie przez recepcję, wpisze się na listę i wjedzie na 18. piętro, mija mnóstwo czasu. Często zostawiają paczki na recepcji głównej. Jeśli zamówisz 6 monitorów, Twoja asystentka będzie musiała zorganizować transport z parteru na górę. To wydaje się błahostką, dopóki nie musisz tego robić trzy razy w tygodniu.

Szukaj budynków, które mają dedykowane strefy 'delivery' lub paczkomaty wewnątrz obiektu. Kilka nowych inwestycji przy Al. Pokoju wprowadziło takie ułatwienia w zeszłym roku i najemcy bardzo to sobie chwalą. To drobiazg, który oszczędza realny czas Twoich ludzi.

Jeśli Twoi ludzie parkują 12 minut od biura, to tak, jakbyś skrócił im dzień pracy o godzinę tygodniowo.

Zasięg GSM i stabilność sieci bezprzewodowej

Beton i stal wieżowców działają jak klatka Faradaya. Na 15. czy 20. piętrze zasięg telefonu potrafi spaść do jednej kreski, a połączenia są zrywane w najmniej odpowiednim momencie, np. podczas negocjacji z ważnym kontrahentem. W 2023 roku pomagaliśmy firmie IT, która wynajęła piękne biuro, a potem musiała wydać dodatkowe 11 400 zł na wzmacniacze sygnału (repeatery), bo telefony komórkowe po prostu nie działały wewnątrz open space'u.

Przed podpisaniem umowy wejdź do środka z telefonami dwóch różnych operatorów. Sprawdź zasięg w łazienkach i w kuchni – to tam często uciekamy, żeby odebrać prywatny telefon. Jeśli sygnał 'pływa', upewnij się, że budynek ma instalację DAS (Distributed Antenna System). To nowoczesny standard, ale wciąż rzadki w mniejszych wieżowcach.

Pamiętaj też o internecie. Biuro musi zarabiać, więc potrzebujesz dwóch niezależnych dostawców światłowodu. W wysokich budynkach kable idą pionowymi szachtami. Jeśli ktoś uszkodzi kabel na 3. piętrze, Ty na 18. możesz zostać bez sieci na cały dzień. Zawsze pytaj o to, jakimi drogami fizycznie wchodzą łącza do budynku. Lepiej wiedzieć to teraz, niż gdy padnie serwer.

Ewakuacja i procedury bezpieczeństwa

Mało kto o tym myśli, ale raz w roku będziesz musiał zejść z 17. piętra na dół po schodach podczas próbnej ewakuacji. To nie jest ćwiczenie dla osób ze słabą kondycją. W Mondiairelay-suivi zawsze sprawdzamy drożność klatek schodowych i to, jak zorganizowane są miejsca zbiórki. W niektórych kompleksach biurowych zbiórka 1500 osób na małym placu przed wejściem to logistyczny koszmar.

Sprawdź systemy oddymiania i oświetlenie awaryjne. W wieżowcach te systemy są podwójne, ale warto rzucić okiem na datę ostatniego przeglądu gaśnic i hydrantów. Może brzmi to jak biurokracja, ale bezpieczeństwo Twoich 47 pracowników to Twoja odpowiedzialność prawna. Widzieliśmy budynki, gdzie na klatkach schodowych stały stare meble – to absolutnie niedopuszczalne.

Bywa też, że windy pożarowe są tylko dla straży pożarnej. W razie awarii zasilania (co w Krakowie zdarza się rzadko, ale jednak), będziesz musiał korzystać ze schodów. Jeśli masz w zespole osoby z ograniczoną sprawnością ruchową, wysokie piętro może być dla nich realną barierą. Zawsze miej to z tyłu głowy przy planowaniu struktury zespołu.

Płyta podłogowa i 'martwe' metry

W wieżowcach środek budynku zajmuje zazwyczaj trzon windowy, szachty instalacyjne i klatki schodowe. To oznacza, że Twoje biuro to często 'obwarzanek' wokół betonu. Takie ustawienie utrudnia planowanie dużych sal konferencyjnych lub przestronnych stref relaksu. Liczymy każdy metr, a w wieżowcach często płacisz za korytarze, których nie da się sensownie wykorzystać.

Zanim zamówisz projekt, weź miarkę. Słupy konstrukcyjne w wysokich budynkach są znacznie grubsze niż w niskich biurowcach. Potrafią mieć metr średnicy i wypadać w samym środku miejsca, gdzie planowałeś biurka. Jeden z naszych klientów musiał zrezygnować z 4 stanowisk pracy, bo słup uniemożliwił ustawienie rzędu biurek zgodnie z przepisami BHP.

Nasz doradca, Beata Wiśniewska, zawsze powtarza: patrz na powierzchnię netto, nie brutto. Współczynnik powierzchni wspólnych (add-on factor) w wieżowcach wynosi często od 5% do nawet 8.2%. To oznacza, że płacisz za kawałek recepcji na dole i korytarza przy windach. Przy czynszu 16 EUR za metr, te 'wirtualne' metry kosztują Cię tysiące złotych rocznie. Szukaj budynków, które mają ten współczynnik na poziomie 3% - 4.66%.

Słupy konstrukcyjne w wieżowcach nie znikną, ale zły projekt może sprawić, że będziesz za nie słono przepłacać.